Wir leben in einer von Daten getriebenen Welt. Im Jahr 2020 erzeugte jeder Mensch auf der Erde etwa 2,5 Quintillionen Bytes an Daten pro Tag (falls Sie sich wundern – eine Quintillion besteht aus 18 Nullen). Sie können sich sicher vorstellen, dass diese Zahl heute bereits viel größer ist.
Wenn es um die Führung eines Unternehmens geht, reicht das „Besitzen“ von Daten allein nicht aus. Sie müssen sicherstellen, dass Sie über qualitativ hochwertige Daten verfügen, gemessen an deren Vollständigkeit, Gültigkeit, Aktualität, Konsistenz und Integrität. Und selbst dann, müssen die Daten verwertbar sein und Ihnen die Möglichkeit geben, einen Mehrwert für Ihre Kunden und Ihr Unternehmen zu schaffen.
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Das führt uns zu einer entscheidenden Frage: Was passiert, wenn die Daten Ihres Unternehmens dupliziert und fragmentiert oder, mit anderen Worten, in Datensilos gespeichert werden?
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über:
Was sind Datensilos?
Ein Datensilo ist eine Datenansammlung, auf die ein Team oder eine Abteilung innerhalb des Unternehmens Zugriff hat, andere jedoch nicht. Um es greifbarer zu machen: Überlegen Sie, wie viele Präsentationen, Sitzungsnotizen oder Kundenpräsentationen Sie oder Ihr Team erstellen, die Sie außerhalb der Gruppe nicht weitergeben.
Das mag zunächst wie ein kleines Problem erscheinen – denn jeder hat schon einmal so gehandelt – aber die Anzahl der Datensilos und ihre Größe nehmen mit der Zeit exponentiell zu. Ab einem bestimmten Punkt können Führungskräfte bei ihren Entscheidungen nicht mehr das gesamte Bild sehen, was zu Schwierigkeiten für das Unternehmen führen kann.
Wie entstehen Datensilos?
Datensilos entstehen ganz natürlich im Laufe der Zeit, wenn Teams Daten für ihre eigenen Bedürfnisse erstellen und speichern. Für die meisten Datensilos gibt es jedoch vier Hauptgründe, die zu ihrer Entstehung führen. Und diese lassen sich auf zwei Ursachen zurückführen – Menschen und Technologie.
Siloartige Organisationsstruktur
In Unternehmen, in denen Teams oder Abteilungen als unabhängige Einheiten arbeiten, werden Daten üblicherweise in Silos gespeichert. Schließlich hat jede Abteilung ihre eigene Arbeitsweise mit unterschiedlichen Zielen, Zeitplänen und Richtlinien. Und das wirkt sich auch auf die Datenerfassung und deren Gründe aus.
Dies ist am häufigsten in großen Unternehmen der Fall, die aus völlig unabhängig arbeitenden Teams bestehen.
Technologie
Wenn Teams als separate Einheiten arbeiten, treffen sie vermutlich auch unabhängig voneinander Entscheidungen über den Kauf von Tools und Anwendungen. Das führt dazu, dass im gesamten Unternehmen viele unterschiedliche Tools verwendet werden. Jedes Team verwendet das Tool, das den jeweiligen Team-Anforderungen entspricht.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Teams kaum die Möglichkeit haben, Daten mit anderen Abteilungen oder Beteiligten auszutauschen, da diese Tools oft nicht miteinander kommunizieren und schwer zu integrieren sind.
Menschen und (Unternehmens-)Kultur
Angenommen, die Unternehmenskultur eines Konzerns fördert Transparenz nur in geringem Maße. In diesem Fall werden Teams kaum proaktiv darauf hingewiesen, ihre Informationen mit anderen zu teilen.
Schließlich sind wir alle nur Menschen, daher fühlen wir uns in der Regel als Eigentümer unserer Daten. Aber das macht uns auch misstrauisch, wenn jemand danach fragt – besonders in einem hart umkämpften Geschäftsumfeld.
Geschäftswachstum und Übernahmen
Datensilos können auch das Ergebnis von unkontrollierten Wachstumsphasen sein. Wenn das Unternehmen zu schnell wächst, können strukturelle Probleme ganz natürlich zu Datensilos führen. Das Gleiche gilt für Übernahmen oder Fusionen, die ihre eigenen Datensilos in das Unternehmen bringen oder neue schaffen können, wenn die Systeme zwischen den beiden Unternehmen nicht zusammengeführt werden oder nicht kompatibel sind.
Kosten von Datensilos
Es gibt viele Gründe, warum Datensilos Ihr Unternehmen beeinträchtigen und Sie daran hindern können, eine führende Rolle in Ihrem Markt einzunehmen. Nachfolgend sind einige der häufigsten Gründe aufgeführt.
Verschwendung von Zeit und Ressourcen
Um zu verstehen, wie problematisch Datensilos sind, werfen wir einen Blick auf einige Statistiken über Datenfehler und wie viel Zeit und Ressourcen Unternehmen dadurch im schlimmsten Fall verschwenden:
- Die Kosten für unbrauchbare Daten belaufen sich für die meisten Unternehmen auf 15% bis 25% ihres Umsatzes (MIT Sloan)
- Im Durchschnitt kostet es etwa $1, ein Duplikat zu verhindern, $10, ein Duplikat zu korrigieren, und $100, ein Duplikat zu speichern (SiriusDecisions).
- Mitarbeiter verschwenden bis zu 50% ihrer Zeit mit alltäglichen Problemen der Datenverarbeitung (MIT Sloan)
Wie man sieht, können die Kosten für die schlechte Verwaltung von Daten sehr hoch sein. Geraten Datensilos außer Kontrolle, werden sie immer größer und verursachen enorme Kosten im Unternehmen.
Mangelnde Zusammenarbeit und Koordination zwischen den Teams
Eine Unternehmenskultur, der es an Transparenz und Vertrauen mangelt, kann Datensilos in einem Unternehmen begünstigen, aber auch das Gegenteil ist der Fall. Das Vorhandensein von Datensilos verstärkt dieses Verhalten und lässt die Teams sogar beim Datenaustausch mit anderen noch zurückhaltender werden. Im Extremfall können sie sich sogar unternehmerischen Veränderungsmaßnahmen widersetzen, die auf den Abbau der Silos abzielen.
Wenn die gemeinsame Nutzung von Daten schwierig ist, arbeiten alle Teams unabhängig voneinander auf der Grundlage der verfügbaren Daten. Leider ist es dann höchst unwahrscheinlich, dass sie gemeinsam auf ein bestimmtes Unternehmensziel hinarbeiten.
Unvollständiger Überblick über das Geschäft
Wenn Sie ein Unternehmen leiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie in der Vergangenheit weitreichende strategische Entscheidungen treffen mussten. Vielleicht haben Sie sich für den Eintritt in einen neuen Markt entschieden. Vielleicht war es die Entscheidung für oder gegen die Einführung eines neuen Produkts. Eines haben diese Entscheidungen gemeinsam: sie erfordern, dass Sie über alle notwendigen Daten verfügen.
Datensilos erschweren es Führungskräften, das große Ganze zu sehen, da diese lediglich Zugang zu einzelnen Datengruppen und nicht zum gesamten Hintergrund haben. Dieser Mangel an Klarheit schafft Raum für schlechte Entscheidungen mit potenziell verheerenden Folgen.
Mangelnde Datenqualität
Daten sind eines der wertvollsten Güter, die Ihr Unternehmen besitzt. Aber mit der Zeit werden diese Daten überflüssig, unvollständig oder gehen sogar ganz verloren.
Wenn Sie die gleichen Daten an mehreren (isolierten) Orten in Ihrem Unternehmen speichern, verschwenden Sie nicht nur Speicherplatz. Sie verhindern auch, dass Daten abgeglichen und korrigiert werden, was zu mehr fehlerhaften Daten führt – wir haben bereits erwähnt, wie viel Sie das kosten kann.
Wie können Sie Datensilos erkennen?
Da Datensilos im Laufe der Zeit von selbst entstehen und oft mit der Unternehmenskultur zusammenhängen, kann es schwierig sein, sie überhaupt erst zu erkennen. In einer perfekten Welt würde Ihre IT-Abteilung alle verschiedenen Systeme im Unternehmen überprüfen und dabei Silos aufspüren. In den meisten Fällen ist das jedoch leichter gesagt als getan.
Glücklicherweise gibt es einige Anzeichen, die Ihnen beim Erkennen eines Datensilos in Ihrem Unternehmen helfen können:
- Ihr Management-Team muss die Kollegen fragen, wo sich bestimmte Daten befinden, und dann um Zugang bitten.
- Ihre Abteilungen melden unterschiedliche Datensätze über denselben Kunden.
- Sie erhalten Rückmeldungen von Kunden, dass Ihre Daten über sie falsch oder veraltet sind.
- Unerwartete oder über den Kostenrahmen hinausgehende IT-Kosten tauchen auf, vorwiegend im Bereich der Datenspeicherung.
Wie lassen sich Datensilos aufbrechen?
Wir haben bereits erwähnt, dass Datensilos durch zwei Dinge zustande kommen – Menschen oder Technologie. Es ist also nahliegend, dass wir uns auch mit diesen beiden Komponenten befassen sollten, wenn wir über das Aufbrechen von Silos nachdenken.
Die Effektivität der folgenden Ansätze hängt davon ab, warum und wie Datensilos im Unternehmen überhaupt entstanden sind.
Veränderung der Unternehmenskultur
Wenn die Unternehmenskultur der Grund für die Datensilos in Ihrem Unternehmen ist, wäre eine Änderung dieser Kultur die beste Lösung. Aber wie wir alle wissen, ist das leichter gesagt als getan – besonders in großen Unternehmen.
Ein guter Ansatz wäre, offen mit Ihren Teams über die negativen Auswirkungen von Datensilos zu sprechen. Es ist sehr hilfreich, ihnen klarzumachen, wie sich Silos negativ auf sie und ihre Arbeit auswirken – denn niemand von uns möchte mehr Zeit mit langweiligen Datenverarbeitungsaufgaben verbringen.
Jedoch sollten Sie sich für eine offene und transparente Unternehmenskultur einsetzen. Sie können unter anderem Workshops organisieren, in denen Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Diese Workshops werden Ihren Teams helfen, ein Gefühl für den Informationsbedarf anderer zu bekommen und festzustellen, wie sie diese Informationen am besten erhalten können.
Diese Art von Veränderung muss im gesamten Unternehmen stattfinden, daher sind Zeit und das Engagement der Geschäftsleitung entscheidend. Wenn wir mit unseren Kunden an agilen Transformationsprojekten arbeiten, stellen wir sicher, dass das gesamte Management miteinbezogen wird, indem wir gemeinsam die Projektziele und -strategie festlegen. Sobald die Einführung beginnt, streben wir außerdem immer nach der Einbeziehung möglichst vieler Teams, um deren Einwände oder Ängste hinsichtlich der gemeinsamen Nutzung von Daten und der Aufbrechung von Silos zu zerstreuen.
Vereinen Sie Ihre Daten in der Cloud
Am besten lassen sich Datensilos abschaffen, indem Sie Ihre Daten in einer einzigen Cloud-basierten Lösung zentral speichern. Die Cloud-basierte Lösung stellt sicher, dass alle im Unternehmen gesammelten Daten an einem einzigen Ort gespeichert und anschließend vereinheitlicht und zusammengefasst werden.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten zugänglich und einfach zu nutzen sind und dass Sie alle Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen einhalten, da Sie Teams und Einzelpersonen je nach Bedarf unterschiedliche Zugriffsrechte gewähren können.
Im Rahmen unserer Beratungsdienste für Digitalstrategien arbeiten wir mit unseren Kunden gemeinsam an der Erkennung und dem Aufbrechen von Silos in ihren Unternehmen. In enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und anderen Geschäftsbereichen entwickeln wir eine einheitliche Digitalestrategie für Ihr Unternehmen. Anschließend entwickeln wir Prozesse und Systeme, die eine Zusammenarbeit aller Beteiligten auf dieses gemeinsame Ziel hin gewährleisten.
