Aículo actualizado el: 5 de noviembre de 2024
Las empresas que no adopten la tecnología en los próximos años se verán atrapadas en una espiral descendente de la que pocos pueden escapar. Por otro lado, aquellas que aprovechen la IA verán enormes beneficios en su eficiencia y resultados.
Hasta ahora, sin embargo, los gerentes han ignorado en gran medida los aspectos básicos que necesitan cubrir respecto a los datos. Han estado ocupados persiguiendo la solución más nueva impulsada por IA sin detenerse a pensar si podría funcionar con los datos que tenían. Y muchos están descubriendo que la respuesta es «no».
Esto nos lleva a la pregunta principal: ¿Qué sucede cuando los datos de tu empresa no son útiles porque se mantienen en compartimentos aislados a lo largo de tu organización? O, en otras palabras, almacenados en silos de datos. En este artículo, cubriremos:
Qué son los silos de datos?
Un silo de datos es una colección de datos accesible para un equipo o departamento dentro de la empresa, pero no para otros.
Piensa en todas las presentaciones de PowerPoint, notas de reuniones o informes mensuales que no pudiste abrir recientemente y tuviste que esperar a que alguien te diera acceso. Este problema puede parecer inicialmente menor; después de todo, la mayoría de nosotros somos culpables de acumular datos de manera no intencional.
Pero el número de silos de datos y su tamaño aumenta exponencialmente con el tiempo, lo que lleva a consecuencias potencialmente devastadoras para la empresa. En la siguiente sección descubriremos más sobre por qué los silos de datos son problemáticos.
Costo de los silos de datos
Los costos ocultos de los silos de datos pueden afectar enormemente a tu negocio e impedir que seas un líder del mercado. Decimos ‘ocultos’ porque a menudo son difíciles de detectar y atribuir, por lo que las empresas continúan como de costumbre hasta que algo grande falla.
Algunos de los costos más comunes de los silos de datos incluyen:
- pérdida de tiempo y recursos
- falta de cooperación y coordinación entre equipos
- visión incompleta del negocio
- mala experiencia del cliente
Pérdida de Tiempo y Recursos
Cuando los datos están atrapados en silos, los empleados a menudo pasan un tiempo innecesario buscando la información que necesitan. Esta ineficiencia resulta en pérdida de productividad, ya que los miembros del equipo pueden pasar horas duplicando esfuerzos o integrando datos manualmente.
Además, los recursos asignados a la gestión de estos conjuntos de datos fragmentados desvían atención y fondos de iniciativas más estratégicas, obstaculizando el crecimiento general del negocio. Según SiriusDecisions, cuesta aproximadamente $1 prevenir un duplicado, $10 corregir un duplicado y $100 almacenar un duplicado si no se trata.
Falta de Cooperación y Coordinación entre Equipos
Los silos de datos pueden aparecer si la cultura organizacional carece de transparencia y confianza, pero también pueden cultivar este tipo de cultura. Como resultado, los equipos serán más reacios a compartir datos con otros o incluso resistirán programas de cambio que intenten derribar los silos.
Cuando los datos son difíciles de compartir, todos los equipos trabajan de manera independiente en función de los datos disponibles. En tal escenario, es poco probable que trabajen juntos hacia un objetivo común de la empresa. De esta manera, terminas con una empresa menos unificada y menos innovadora, ya que la colaboración abierta y la confianza son los pilares principales de la verdadera innovación.
Visión Incompleta del Negocio
Si lideras una empresa, es muy probable que hayas tenido que tomar decisiones estratégicas de gran alcance en el pasado. Tal vez estabas decidiendo sobre un nuevo mercado al que ingresar. Quizás se trataba de decir ‘sí’ o ‘no’ al lanzamiento de un nuevo producto. Una cosa que estas situaciones tienen en común es que quieres asegurarte de tener todos los datos disponibles.
Los silos de datos dificultan que los líderes vean el panorama completo, ya que solo tienen acceso a conjuntos de datos separados sin el contexto general. Esta falta de claridad crea espacio para la toma de decisiones erróneas con consecuencias potencialmente devastadoras.
Mala Experiencia del Cliente
Cuando los datos están fragmentados, el servicio al cliente que brindas puede sufrir. La información inconsistente lleva a experiencias desarticuladas para los clientes, quienes pueden recibir mensajes contradictorios de diferentes partes de la organización.
Una única vista unificada del cliente es esencial para crear interacciones personalizadas y efectivas que mejoren la satisfacción y la lealtad. Sin esto, un negocio corre el riesgo de alienar a su audiencia y dañar su reputación, afectando finalmente sus resultados.
Baja Calidad de los Datos
Los datos son uno de los activos más valiosos que tiene tu empresa. Pero con el tiempo, los datos se vuelven obsoletos, incompletos o desaparecen por completo. Cuando almacenas los mismos datos en múltiples ubicaciones (aisladas) en tu organización, no solo desperdicias espacio de almacenamiento.
También impides que los datos se verifiquen y corrijan, lo que lleva a más datos incorrectos, y eso le costará a tu empresa. De hecho, MIT Sloan informa que el costo de los datos incorrectos para la mayoría de las empresas está entre el 15% y el 25% de sus ingresos.
¿Cómo se crean los silos de datos?
Los silos de datos se forman de manera natural con el tiempo a medida que los equipos crean y almacenan datos para sus propias necesidades. Sin embargo, existen cinco razones principales que llevan a la creación de silos de datos:
- estructura organizativa aislada
- tecnología incompatible
- personas y cultura de la empresa
- crecimiento empresarial y adquisiciones
- falta de una estrategia de datos
Vamos a analizar cada una de ellas en más detalle:
Estructura organizativa en silos
En organizaciones donde los equipos o departamentos operan como unidades independientes, es natural que los datos estén compartimentados. Al fin y al cabo, cada grupo tiene su propia forma de trabajar con diferentes objetivos, cronogramas y políticas. Y todo esto se reflejará en cómo recopilan datos y por qué.
Esta situación es probable en grandes organizaciones con una estructura organizativa rígida compuesta por equipos que trabajan de manera completamente independiente.
Tecnología
Los equipos que operan como unidades separadas son más propensos a comprar soluciones de software de manera independiente. Como resultado, se obtiene una red complicada de soluciones incompatibles utilizadas en toda la organización.
Las investigaciones más recientes muestran que, en promedio, las empresas utilizan 112 herramientas SaaS, con grandes compañías alcanzando más de 150 soluciones. Como se puede imaginar, gestionar más de cien soluciones diferentes es casi imposible, lo que lleva a la creación de silos de datos basados en la herramienta que usa cada equipo.
Personas y Cultura de la Empresa
Como suele ser el caso, las personas y cómo interactúan tienen un enorme impacto en la frecuencia con la que aparecen los silos de datos. Si la cultura organizacional de una empresa no promueve la transparencia y la apertura, los equipos serán muy reacios a compartir sus datos con los demás. Después de todo, somos humanos, por lo que es normal sentir un sentido de propiedad sobre nuestros datos. Pero esto nos hace sospechar cuando alguien los solicita, especialmente en un entorno empresarial altamente competitivo.
Crecimiento Empresarial y Adquisiciones
Los silos de datos también pueden ser resultado de un crecimiento descontrolado. A medida que la organización se hace demasiado grande demasiado rápido, los problemas estructurales pueden crear naturalmente silos de datos. Lo mismo ocurre en el caso de adquisiciones o fusiones, que pueden traer sus propios silos de datos a la organización o crear nuevos si los sistemas entre las dos no son interoperables.
Falta de una estrategia de datos Una empresa que no tiene una estrategia de datos integral es particularmente vulnerable a los silos de datos. Sin directrices claras sobre la recopilación, gestión y compartición de datos en toda la empresa, los equipos pueden desarrollar sus propios métodos y políticas. Si tu marketing recopila y da formato a los datos de los clientes de una manera y tus ventas de otra, es complicado para ellos compartir o incluso entender el significado detrás de los datos.
¿Cómo identificar los silos de datos?
Dado que los silos de datos suelen surgir naturalmente con el tiempo y a menudo están conectados a la cultura organizacional, pueden ser difíciles de identificar en primer lugar. En un mundo perfecto, tu departamento de TI auditaría todos los diferentes sistemas de la organización, identificando silos a medida que avanzan. Sin embargo, esto requiere tiempo y dinero, por lo que las empresas a menudo dudan en realizar una auditoría completa de TI.
Basándonos en nuestra experiencia de primera mano en este área, hemos creado una lista de preguntas que te ayudarán a reconocer si hay silos de datos en tu empresa:
- ¿Tus equipos producen a menudo informes contradictorios sobre el mismo tema?
- ¿Hay una falta de comunicación entre departamentos, lo que lleva a oportunidades perdidas?
- ¿Los departamentos trabajan de manera independiente en proyectos similares, resultando en esfuerzos duplicados?
- ¿Tienes que navegar por múltiples pasos o aprobaciones para acceder a datos esenciales para tu trabajo?
- ¿Los objetivos y estrategias de diferentes departamentos están desalineados, con poca coordinación entre ellos?
- ¿Diferentes departamentos usan diferentes sistemas de software para tareas similares?
- ¿La toma de decisiones se retrasa porque la información crucial no está disponible en un lugar centralizado?
- ¿Necesitas reconciliar manualmente datos de diferentes fuentes con frecuencia para asegurar su precisión?
- ¿Te resulta difícil obtener una visión integral del rendimiento de la organización debido a datos dispersos?
- ¿Es complicado rastrear las contribuciones de varios departamentos a los objetivos de la empresa debido a la falta de métricas unificadas?
- ¿Hay resistencia a adoptar nuevos sistemas a nivel organizacional debido a una preferencia por los existentes?
- ¿Hay una fuerte dependencia de ciertos individuos para acceder o interpretar datos, causando problemas cuando no están disponibles?
- ¿La organización enfrenta desafíos con el cumplimiento normativo porque los datos están almacenados en diversas ubicaciones no coordinadas?
Si respondiste la mayoría de estas preguntas con un «Sí», hay una gran posibilidad de que tu empresa esté sufriendo de silos de datos. Por suerte para ti, la siguiente sección está completamente dedicada a encontrar la mejor manera de descomponer los silos de datos.
¿Cómo romper los silos de datos?
Ya hemos mencionado que los silos de datos lo causan dos cosas: las personas y la tecnología. Por lo tanto, es lógico que también nos centremos en estas cosas cuando pensemos en cómo romper los silos.
Las siguientes iniciativas pueden ser más o menos efectivas, dependiendo de por qué y cómo se crearon los silos inicialmente.
Cambios en la cultura de la empresa
Si la cultura de la empresa es la razón que hay detrás de los silos de datos en tu organización, la mejor solución sería cambiarla. Pero como todos sabemos, es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente en organizaciones grandes.
Una excelente manera de empezar sería comunicarte abiertamente con tus equipos sobre los efectos adversos de los silos de datos. Ayudarles a entender cómo los silos les afectan negativamente a ellos y a su trabajo supone un gran avance, ya que nadie quiere pasar más tiempo del necesario dedicándose a tareas rutinarias relacionadas con los datos.
Por otro lado, trabaja para promover una cultura de apertura y transparencia en toda tu organización. Por ejemplo, puedes organizar talleres con personas de diferentes departamentos para que trabajen juntas. Los talleres ayudarán a tus equipos a tener una idea de qué información necesitan los demás y cuál es la mejor manera de hacérsela llegar.
Este tipo de cambio tiene que abarcar a toda la organización, por lo que el tiempo y el compromiso de la Dirección son cruciales para el éxito. Cuando trabajamos con clientes en proyectos de transformación ágil, nos aseguramos de tener la aceptación de la Dirección a la hora de establecer en colaboración los objetivos y la estrategia del proyecto. Por otro lado, una vez que empieza la implementación, siempre nos esforzamos por incluir tantos equipos como sea posible para ayudarles a gestionar sus objeciones o temores cuando se trata de compartir datos y romper los silos.
Centraliza tus datos en la nube
La mejor manera de deshacerte de los silos de datos es centralizar tus datos en una única solución basada en la nube. La solución basada en la nube garantiza que todos los datos que recopilas a través de la organización se almacenen en un solo espacio y que luego se homogenicen y consoliden.
Esto garantiza que los datos sean accesibles y fáciles de usar y que sigas todas las normas de seguridad y privacidad, ya que puedes otorgar diferentes niveles de acceso a equipos e individuos según tus necesidades.
Como parte de nuestros servicios de consultoría de estrategia digital, trabajamos con nuestros clientes para identificar y romper los silos en sus organizaciones. Al colaborar estrechamente con los TI y otras unidades comerciales, creamos una visión digital unificada para la empresa. Posteriormente, diseñamos procesos y sistemas que aseguran que todos trabajen juntos hacia ese objetivo común.
