Vivimos en un mundo basado en los datos. En 2020, entre todos los habitantes de la Tierra se crearon alrededor de 2,5 trillones de bytes de datos por día (si te lo estás preguntando, un trillón tiene 18 ceros). Y puedes imaginarte lo elevada que puede ser esta cifra hoy en día.
Pero cuando se trata de dirigir un negocio, no basta únicamente con disponer de los datos. Debes asegurarte de tener datos de calidad medidos por su integridad, validez, puntualidad, consistencia e integridad. E incluso entonces, además de ser procesables, también tienen que ofrecerte la manera de crear valor para tus clientes y tu empresa.
Esto nos lleva a la cuestión principal: ¿qué sucede cuando los datos de tu empresa se duplican y fragmentan o, en otras palabras, se almacenan en silos de datos?
En este artículo trataremos:
¿Qué son los silos de datos?
Un silo de datos es una colección de datos accesibles para un equipo o departamento dentro de la organización, pero no para el resto. Para hacerlo más tangible: piensa en cuántas presentaciones, memorandos de reuniones o presentaciones de clientes tenéis tú o tu equipo que no compartís fuera del grupo.
Al principio puede parecer un problema menor, después de todo, la mayoría de nosotros somos culpables de ello, pero la cantidad de silos y su tamaño aumentan exponencialmente con el tiempo. En un momento determinado, los líderes pueden no poder ver el panorama completo a la hora de tomar decisiones, lo que puede tener consecuencias devastadoras para la empresa.
Ahora que sabemos qué son, probablemente te preguntes cómo romperlos o evitar que se produzcan. Pero para llegar ahí, primero tenemos que entender qué es lo que causa la aparición de los silos.
¿Cómo se crean los silos de datos?
Los silos de datos se producen de forma natural con el tiempo, ya que los equipos crean y almacenan datos para sus propias necesidades. Sin embargo, para la mayoría de los silos de datos, son cuatro los principales motivos por las que se crean. Y ello puede atribuirse a dos culpables: las personas y la tecnología.
Silos organizacionales
En organizaciones donde los equipos o departamentos operan como unidades independientes, es natural que los datos se almacenen en silos. Después de todo, cada grupo tiene su propia forma de trabajar con diferentes objetivos, plazos y políticas. Y eso se reflejará en cómo recopilan datos y por qué.
Es más probable que suceda en organizaciones grandes formadas por equipos que trabajan de forma completamente independiente.
Tecnología
Continuando con el motivo anterior, si los equipos operan como unidades separadas, es probable que también tomen decisiones de compra de herramientas y aplicaciones de forma independiente. Eso lleva a que se utilicen varias herramientas en toda la organización y que cada equipo utilice la que se ajuste a sus necesidades concretas.
Para empeorar las cosas, los equipos tienen muy poco espacio para compartir datos con otros departamentos o partes interesadas, ya que estas herramientas a menudo no se comunican entre sí y son difíciles de integrar.
Personas y cultura (organizacional)
Supongamos que la cultura organizacional de una empresa no promueve la transparencia y la apertura. En ese caso, los equipos serán muy reacios a compartir sus datos.
Después de todo, somos humanos, por lo que es normal que tengamos cierto sentido de apropiación de nuestros datos. Pero esto nos hace sospechar cuando alguien lo solicita, especialmente en un entorno empresarial altamente competitivo.
Crecimiento empresarial y adquisiciones
Los silos de datos también pueden ser el resultado de un crecimiento descontrolado. A medida que la organización se vuelve demasiado grande con demasiada rapidez, los problemas estructurales pueden crear silos de datos de forma natural. Lo mismo ocurre con las adquisiciones o fusiones, que pueden traer sus propios silos de datos a la organización o crear otros nuevos si los sistemas entre ambos no son interoperables.
Coste de los silos de datos
Los silos de datos pueden afectar a su negocio de muchas formas, impidiéndole ser líder en su mercado. A continuación se enumeran algunas de las más comunes.
Pérdida de tiempo y recursos
Para comprender la dimensión de los silos de datos problemáticos, veamos algunas estadísticas sobre los datos incorrectos y cuánto tiempo y recursos desperdician las empresas a causa de ello:
- Para la mayoría de las empresas, el coste de los datos erróneos oscila entre el 15 % y el 25 % de sus ingresos (MIT Sloan)
- En promedio, evitar un duplicado cuesta alrededor de 1 $, corregir un duplicado 10 $ y almacenar un duplicado no tratado 100 $ (SiriusDecisions)
- Los empleados pierden hasta el 50 % de su tiempo dedicándose a tareas rutinarias relacionadas con la calidad de los datos (MIT Sloan)
Como puedes ver, el coste de gestionar tus datos de forma incorrecta puede ser bastante elevado. Si no se controlan, los silos de datos no hacen más que crecer en número y tamaño, y pueden generar costes devastadores para la empresa.
Falta de cooperación y coordinación entre los equipos
Una cultura organizacional que carece de transparencia y confianza puede cultivar silos organizacionales, pero lo contrario también es cierto. La presencia de silos de datos refuerza este comportamiento, lo que hace que los equipos duden aún más en compartir datos con el resto. Llevado al extremo, incluso pueden resistirse a los programas de cambio organizacional que tienen como objetivo romper los silos.
Cuando los datos son difíciles de compartir, todos los equipos trabajan de forma independiente en función de los datos disponibles. Desafortunadamente, esto reduce la probabilidad de poder trabajar juntos hacia un objetivo organizacional común.
Visión incompleta de la empresa
Si diriges una empresa, es muy probable que hayas tenido que tomar decisiones estratégicas de gran alcance en algún momento. Tal vez decidir entre entrar o no en un nuevo mercado, o quizás decir «sí» o «no» al lanzamiento de un nuevo producto. Lo que tienen en común estás situaciones es querer asegurarte de tener todos los datos disponibles.
Los silos de datos dificultan que los líderes puedan ver el panorama general, ya que solo tienen acceso a grupos separados de datos, y no al contexto general. Esta falta de claridad crea el espacio para tomar malas decisiones con consecuencias potencialmente devastadoras.
Datos de baja calidad
Los datos son uno de los activos más valiosos que tiene tu empresa. Pero con el tiempo se vuelven obsoletos, incompletos o desaparecen por completo.
Cuando almacenas los mismos datos en varias ubicaciones (aisladas) de tu organización, no solo desperdicias espacio de almacenamiento. También impides que los datos se cotejen y corrijan, lo que genera más datos incorrectos, y ya hemos hablado de cuánto puede costarte eso.
¿Cómo identificar los silos de datos?
Dado que los silos de datos surgen de forma natural con el tiempo y, a menudo, están conectados a la cultura organizacional, puede ser difícil identificarlos desde el principio. En un mundo perfecto, tu departamento de TI auditaría todos los diferentes sistemas de la organización, e identificaría los silos a medida que avanzasen. Pero como puedes imaginar, en la mayoría de los casos, eso no es posible, especialmente cuando se trata de organizaciones más grandes.
Afortunadamente, hay algunas señales que pueden ayudarte a identificar si existen silos de datos en algún lugar de tu organización:
- Tu equipo directivo necesita preguntar a tus colegas dónde están los datos específicos y luego solicitar el acceso.
- Tus departamentos informan diferentes conjuntos de datos sobre el mismo cliente.
- Recibes comentarios de los clientes indicando que los datos que tienes sobre ellos son incorrectos o están desactualizados.
- Aparecen costes de TI inesperados o fuera de presupuesto, especialmente en torno al almacenamiento de datos.
¿Cómo romper los silos de datos?
Ya hemos mencionado que los silos de datos lo causan dos cosas: las personas y la tecnología. Por lo tanto, es lógico que también nos centremos en estas cosas cuando pensemos en cómo romper los silos.
Las siguientes iniciativas pueden ser más o menos efectivas, dependiendo de por qué y cómo se crearon los silos inicialmente.
Cambios en la cultura de la empresa
Si la cultura de la empresa es la razón que hay detrás de los silos de datos en tu organización, la mejor solución sería cambiarla. Pero como todos sabemos, es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente en organizaciones grandes.
Una excelente manera de empezar sería comunicarte abiertamente con tus equipos sobre los efectos adversos de los silos de datos. Ayudarles a entender cómo los silos les afectan negativamente a ellos y a su trabajo supone un gran avance, ya que nadie quiere pasar más tiempo del necesario dedicándose a tareas rutinarias relacionadas con los datos.
Por otro lado, trabaja para promover una cultura de apertura y transparencia en toda tu organización. Por ejemplo, puedes organizar talleres con personas de diferentes departamentos para que trabajen juntas. Los talleres ayudarán a tus equipos a tener una idea de qué información necesitan los demás y cuál es la mejor manera de hacérsela llegar.
Este tipo de cambio tiene que abarcar a toda la organización, por lo que el tiempo y el compromiso de la Dirección son cruciales para el éxito. Cuando trabajamos con clientes en proyectos de transformación ágil, nos aseguramos de tener la aceptación de la Dirección a la hora de establecer en colaboración los objetivos y la estrategia del proyecto. Por otro lado, una vez que empieza la implementación, siempre nos esforzamos por incluir tantos equipos como sea posible para ayudarles a gestionar sus objeciones o temores cuando se trata de compartir datos y romper los silos.
Centraliza tus datos en la nube
La mejor manera de deshacerte de los silos de datos es centralizar tus datos en una única solución basada en la nube. La solución basada en la nube garantiza que todos los datos que recopilas a través de la organización se almacenen en un solo espacio y que luego se homogenicen y consoliden.
Esto garantiza que los datos sean accesibles y fáciles de usar y que sigas todas las normas de seguridad y privacidad, ya que puedes otorgar diferentes niveles de acceso a equipos e individuos según tus necesidades.
Como parte de nuestros servicios de consultoría de estrategia digital, trabajamos con nuestros clientes para identificar y romper los silos en sus organizaciones. Al colaborar estrechamente con los TI y otras unidades comerciales, creamos una visión digital unificada para la empresa. Posteriormente, diseñamos procesos y sistemas que aseguran que todos trabajen juntos hacia ese objetivo común.
