Contacto
Pattern

Concéntrate en el resultado y deja que las personas encuentren su manera de lograrlo | Martin Bachler nos habla sobre Proyectos Distribuidos y Mejores Prácticas en la colaboración remota.

Día tras día, vemos cómo la actual emergencia de salud pública está afectando a comunidades y empresas a escala global. No hay duda de que una crisis económica es inevitable: la ONU actualmente estima que se perderán 25 millones de empleos, pero hay otras predicciones van incluso más allá. No obstante, las empresas con una estrategia que prioriza lo digital están experimentando una mayor demanda e incluso están creando puestos de trabajo. Amazon anunció la contratación de 100.000 personas en EE. UU. para mantenerse al día con el gran aumento de las compras en línea, y Zoom Video Communications pronostica un crecimiento de ingresos del 64 % año tras año en el primer trimestre. Las empresas se ven obligadas a cambiar los modelos de negocio, la mentalidad y la forma en que operan a diario.

Tenemos la suerte de vivir en una época en la que Internet y la tecnología nos dan muchas más posibilidades que antes. Para nosotros, en NETCONOMY, los proyectos distribuidos forman parte de nuestro día a día, ya que somos un equipo de 450 personas repartidas en 10 ubicaciones. De hecho, el día después de que todos empezáramos a trabajar desde casa, celebramos con éxito la puesta en marcha de uno de nuestros proyectos. Aquí te mostramos algunas ideas y consejos útiles sobre proyectos distribuidos de nuestro CTO, Martin Bachler, todos ellos basados ​​en años de experiencia y en nuestras lecciones aprendidas.

La colaboración distribuida no es nada nuevo para nosotros. ¿Cuántas ubicaciones participan normalmente en los proyectos NETCONOMY? ¿Con qué frecuencia se reúnen presencialmente los colegas de diferentes ubicaciones?

En promedio, nuestros equipos están distribuidos en tres ubicaciones. También hay proyectos más grandes en los que hay hasta cinco ubicaciones. Sin embargo, cuando hablamos de distribución de equipos, lo más importante que debemos tener en cuenta es que, en realidad, no importa si se trata de dos o de cinco ubicaciones. Desde el momento en que haya personas trabajando en dos ubicaciones distintas, ya debes tratarlo como si el proyecto estuviera completamente distribuido. No hay diferencia y, en cualquier caso, debes ofrecer un conjunto fiable de herramientas y una comunicación adecuada. Al principio, suele realizarse una reunión inicial presencial, en la que las personas se conocen y preparan la planificación. Luego, dependiendo del proyecto, se reúnen cada 1 o 2 meses, es decir, de media, cada seis semanas. También nos preocupamos de que haya una distribución equilibrada del equipo. Por ejemplo, tener un equipo de 20 personas en un lugar y dos personas en otro no es una buena distribución, pues esas dos personas siempre se sentirán excluidas o menos importantes. Aparte de las habilidades y la experiencia, este es otro aspecto que tenemos en cuenta a la hora de formar nuestros equipos.

¿Qué herramientas de colaboración distribuida y gestión remota de proyectos se utilizan en NETCONOMY?

Las principales herramientas que estamos utilizando para la comunicación son Zoom y Slack. También contamos con Confluence y Jira, que son muy útiles para compartir contenido, crear una base de conocimientos y gestionar proyectos en general. Veo necesario mencionar que no solo es importante obtener e introducir las herramientas adecuadas, también debe mantenerse a todo el equipo informado sobre los cambios en las pautas de cuándo y cómo utilizarlas. Así se evitarán malentendidos, no publicarás varias veces lo mismo, etc.

Las herramientas son simplemente algo que compramos, sobre lo que nos formamos y cuyas normas de uso seguimos. ¿Qué pasa con ciertos conceptos o procesos desarrollados internamente?

Con el tiempo hemos establecido grupos internos de personas, los llamados «clanes», que están interesados ​​en ciertos temas y desarrollan sus conocimientos en estas áreas específicas. Tenemos un «Clan de colaboración distribuida», un equipo que está pendiente de las últimas tendencias en trabajo remoto y gestión de proyectos distribuidos. Recopilan información relevante, prueban cosas nuevas y luego las implementan en toda la empresa en el momento adecuado. Estamos muy contentos de haber establecido este tipo de iniciativas de aprendizaje continuo en NETCONOMY. En el caso concreto de la crisis actual, ha resultado sumamente útil adelantarse e invertir tiempo y esfuerzo en estas actividades.

La introducción de herramientas y procesos adecuados es, sin duda, imprescindible para las empresas que se inician en la gestión distribuida de proyectos. Pero incluso cuando ya las tienen implementadas, algunas empresas siguen sin creer que la productividad no se verá afectada. Hay una barrera «sutil» de la que no todos quieren hablar: el tema de la confianza. ¿Cómo se supera?

La cuestión es que realmente no importa si un equipo está distribuido, trabaja en su totalidad desde una misma ubicación o si todos sus miembros trabajan desde casa. En el enfoque ágil, debes confiar en las personas y responsabilizarlas no por la forma en que trabajan, sino por el resultado con que se han comprometido. Eso es aún más importante en el caso de los que trabajan en casa. Obviamente, debe realizarse un seguimiento de los indicadores habituales, como harías de todos modos, pero, al fin y al cabo, lo que importa es el resultado con el que se ha comprometido el equipo. En nuestro caso, no vemos ningún aumento o tendencia a la baja cuando las personas trabajan desde casa. No se trata del modo en que llegan al objetivo, sino de que lleguen.

Pero no solo hay que garantizar que se alcancen los objetivos de la empresa. ¿Qué pasa con el bienestar de los empleados?

Ahora que están todos en casa y no se cruzan por los pasillos y no hay  charlas rápidas ni pausas para el café con los compañeros es importante apoyar detalles como estos de manera virtual. Tenemos rincones de café virtuales para cada ubicación de la oficina, realizamos clases de yoga remotas y todas las semanas nuestros jefes de ubicación se ponen en contacto con todos los empleados. La semana pasada lanzamos una encuesta de Qualtrics para recoger las opiniones de los empleados. En este proceso, confiamos de verdad en nuestros compañero, y confiamos en que nos digan cómo se sienten y qué más necesitan. Cuando todos se encuentran en la misma ubicación, puedes pasarte cuando quieras por cualquier despacho para saludarles y sentir rápidamente su estado de ánimo actual, lo que llega a tener la misma importancia que las reuniones formales. Durante ese breve momento de contacto cara a cara, debes encontrar la manera virtual de lograr el mismo resultado.

La crisis está obligando a las empresas a adaptarse y, en ocasiones, a tomar decisiones inesperadas. ¿Puede haber algún cambio positivo como resultado de toda esta situación?

Hay ciertas empresas más conservadoras que normalmente dirían no verse capaces de supervisar a empleados que trabajasen desde casa. La parte positiva de esta situación es que se ven obligados a adaptarse y comprobar si realmente son capaces. Al revisar sus indicadores se darán cuenta de que nada ha cambiado. Esta podría ser la oportunidad ideal para cambiar los procedimientos internos y permitir el trabajo desde casa incluso una vez finalizada esta crisis, pues podría tener un efecto positivo. No se trata de dar un respiro a la gente, sino de ofrecer más flexibilidad, lo que también se ve directamente reflejado en la productividad.

¿Puedes indicar algún aprendizaje especial, situaciones que no esperabas que sucedieran a lo largo de los años, trabajando con proyectos distribuidos?

La verdad es que no puedo mencionar un único punto destacable, pero lo que definitivamente puedo decir es que las personas siempre te sorprenden con su creatividad y la capacidad de encontrar nuevas soluciones de manera rápida. Nuestros colegas siempre han sido proactivos y han estado dispuestos a avanzar, a probar nuevos enfoques para luego proponérselos al equipo. Es como una especie de valor agregado a todo este proceso: la constante que surge de probar cosas nuevas

Digamos que hay una empresa que teóricamente puede pero aún no tiene una opción de trabajo remoto. ¿Cuáles serían los puntos más importantes a tener en cuenta para introducir esta posibilidad?

1. Define cuál va a ser tu objetivo y cómo vas a medir lo lejos que estás de alcanzarlo. El simple hecho de estar en la oficina y trabajar durante 8 horas no te aporta nada: necesitas tener KPI que realmente funcionen y reflejen tu definición de éxito.

2. No empieces con todo el personal trabajando desde casa, ve paso a paso. Normalmente, las personas mayores necesitan más flexibilidad. Un buen enfoque podría ser definir un equipo, o elegir a un conjunto de puestos o a las personas con más antigüedad, para que puedan beneficiarse en primer lugar de esta posibilidad. Después, observa cómo evoluciona y sigue ampliándolo a otras personas, paso a paso.

3. Es muy importante preguntar a las personas qué necesitan y no solo decirles qué deben hacer. Es posible que tengas una herramienta que pueda hacer el trabajo, pero que en realidad falle. Deja que tu equipo te comunique a diario lo que sucede y adáptate a ello.

4. Por último, pero no menos importante, la mentalidad sí que importa. Y no importa en qué lugar se siente la gente, sino cuál es el resultado. Sin confianza, no puede haber colaboración remota.

Share: