Konzentrieren Sie sich auf das Ziel, und geben Sie Menschen den Raum Wege zu finden, um es zu erreichen | Martin Bachler über Distributed Projects und Best Practices für die dezentralen Zusammenarbeit

Tag für Tag erleben wir, wie sich der aktuelle Gesundheitsnotstand weltweit auf Gemeinschaften und Unternehmen auswirkt. Eine Wirtschaftskrise ist unvermeidlich – die UNO schätzt derzeit, dass 25 Millionen Arbeitsplätze verloren gehen werden, wobei andere Prognosen sogar noch höher gehen. Auf der anderen Seite verzeichnen Unternehmen mit einer Digital-First-Strategie eine erhöhte Nachfrage und schaffen sogar neue Arbeitsplätze. Amazon kündigte die Einstellung von 100.000 Mitarbeitern in den USA an, um mit dem starken Anstieg der Online-Einkäufe Schritt zu halten, und Zoom Video Communications prognostiziert für das erste Quartal ein Umsatzwachstum von 64 % gegenüber dem Vorjahr. Die Unternehmen sind gezwungen, ihre Geschäftsmodelle, ihre Denkweise und die Art und Weise, wie sie täglich arbeiten, vollkommen zu ändern.

Wir haben das Glück, in einer Zeit zu leben, in der das Internet und die Technologie uns viel mehr Möglichkeiten geben als früher. Für uns bei NETCONOMY sind geografisch verteilte Projekte die Norm, da wir ein Team von 450 Mitarbeitern sind, die sich an 10 Standorten in Europa befinden. Tatsächlich feierten wir am Tag nach dem Wechsel ins Homeoffice die erfolgreiche Inbetriebnahme eines unserer Projekte. Im Folgenden finden Sie einige Gedanken und nützliche Tipps zu geografisch verteilten Projekten von unserem CTO Martin Bachler, die auf jahrelanger Erfahrung und auf unseren gewonnenen Erkenntnissen beruhen.

Distributed Collaboration“ ist für uns nichts Neues. Wie viele Standorte sind normalerweise an NETCONOMY-Projekten beteiligt? Wie oft treffen sich die Kollegen der verschiedenen Standorte persönlich?

Im Durchschnitt sind unsere Teams auf drei Standorte verteilt. Es gibt auch größere Projekte, bei denen es bis zu fünf Standorte sind. Wenn wir jedoch über die Verteilung von Teams sprechen, ist das Wichtigste, dass es eigentlich keine Rolle spielt, ob es sich um zwei oder fünf Standorte handelt. Sobald die Mitarbeiter von zwei Standorten aus arbeiten, muss man es als „vollständig verteilt“ behandeln. Es gibt keinen Unterschied, und es ist unsere Aufgabe für zuverlässige Tools und gute Kommunikation zu sorgen. Zu Beginn findet in der Regel ein persönliches Kickoff-Meeting statt, bei dem man sich persönlich kennenlernt und die Planung vornimmt. Dann trifft man sich, je nach Projekt, alle 1-2 Monate… im Durchschnitt sagen wir alle sechs Wochen. Wir achten auch auf eine ausgewogene Verteilung des Teams. Ein Team von 20 Leuten an einem Standort und zwei Leute an einem anderen ist zum Beispiel keine gute Lösung – diese zwei Leute werden sich immer ausgeschlossen oder weniger wichtig fühlen. Neben den Fähigkeiten und der Erfahrung ist dies ein weiterer Punkt, den wir bei der Zusammenstellung unserer Teams berücksichtigen.

Welche Tools für verteilte Zusammenarbeit und Remote-Projektmanagement werden bei NETCONOMY eingesetzt?

Die wichtigsten Tools, die wir für die Kommunikation nutzen, sind Zoom und Slack. Wir arbeiten auch mit Confluence und Jira, die für den Austausch von Inhalten, den Aufbau von Wissensdatenbanken und das Projektmanagement im Allgemeinen sehr wichtig sind. Ich muss erwähnen, dass es nicht nur wichtig ist, die richtigen Tools zu beschaffen und mit ihnen zu arbeiten. Wir müssen das gesamte Team über die Änderungen in den Richtlinien auf dem Laufenden halten, wann und wie diese Tools zu verwenden sind. Auf diese Weise vermeiden wir Missverständnisse, die mehrfache Veröffentlichung der gleichen Inhalte und so weiter.

Tools sind einfach Dinge, die wir kaufen, wofür man geschult wird und wofür man Regeln zur Verwendung befolgen muss. Wie sieht es mit intern entwickelten Konzepten oder Prozessen aus?

Im Laufe der Zeit haben wir interne Gruppen, so genannte „Clans“, gebildet, die sich für bestimmte Themen interessieren und ihr Wissen in diesen spezifischen Bereichen weiterentwickeln. Wir haben einen „Distributed Collaboration Clan“ – ein Team, das sich mit den neuesten Trends im Bereich Homeoffice und des verteilten Projektmanagements beschäftigt. Sie sammeln relevante Informationen, probieren neue Dinge aus und führen sie dann im gesamten Unternehmen ein, wenn es sinnvoll ist. Wir sind sehr froh, dass wir diese Art der kontinuierlichen Lerninitiativen bei NETCONOMY etabliert haben. Im Falle der aktuellen Krise hat es sich als äußerst nützlich erwiesen, im Vorfeld Zeit und Mühe in diese Aktivitäten zu investieren.

Die Einführung geeigneter Tools und Verfahren ist für Unternehmen, die mit dem verteilten Projektmanagement beginnen, natürlich ein Muss. Aber selbst wenn diese vorhanden sind, glauben einige Unternehmen nach wie vor nicht, dass die Produktivität nicht beeinträchtigt wird. Es gibt eine „weiche“ Barriere, die nicht jeder kommunizieren möchte – die Frage des Vertrauens. Wie kann man das also überwinden?

Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Team verteilt ist, vom gleichen Standort aus arbeitet oder alle im Homeoffice sitzen. Beim agilen Ansatz muss man den Leuten wirklich vertrauen und sie nicht für die Art und Weise, wie sie arbeiten, verantwortlich machen, sondern für das Ergebnis, zu dem sie sich verpflichtet haben. Das ist im Fall des Homeoffice noch wichtiger. Natürlich muss man die üblichen Indikatoren verfolgen, die man ohnehin verfolgen würde, aber letztlich kommt es auf das Ergebnis an, zu dem sich das Team verpflichtet hat. In unserem Fall sehen wir keine Schwankungen oder einen Abwärtstrend, wenn die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Es geht nicht um die Art und Weise, wie sie das Ziel erreichen, sondern darum, dass sie es erreichen.

Es geht nicht nur darum, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden. Was ist mit dem Wohlbefinden der Mitarbeiter?

Jetzt, wo alle zu Hause sind und man sich nicht auf dem Flur begegnet, keine kurzen Gespräche oder Kaffeepausen mit den Kollegen hat, ist es wichtig, solche Dinge virtuell zu unterstützen. Wir haben virtuelle Kaffee-Ecken für jeden Bürostandort, es gibt Remote-Yoga-Kurse und unsere Standortleiter führen wöchentlich einen Check-in mit allen Mitarbeitern durch. Letzte Woche haben wir eine Qualtrics-Umfrage gestartet, um das Feedback unserer Mitarbeiter einzuholen. Dabei vertrauen wir unseren Kollegen wirklich und verlassen uns darauf, dass sie uns sagen, wie sie sich fühlen und was sie brauchen. Wenn alle an einem Ort sind, kann man jederzeit in einem beliebigen Büro vorbeischauen, um Hallo zu sagen und die aktuelle Stimmung zu erfassen, was ebenso wichtig ist wie formelle Besprechungen. In der Zeit, in der die persönliche und direkte Kommunikation eingeschränkt ist, muss man einen virtuellen Weg finden, um dies zu tun.

Die Krise zwingt die Unternehmen dazu, sich anzupassen und manchmal unerwartete Entscheidungen zu treffen. Sehen Sie auch positive Veränderungen als Ergebnis dieser ganzen Situation?

Es gibt einige etwas konservativere Unternehmen und solche, die normalerweise sagen würden, dass sie niemals in der Lage sein werden, Mitarbeiter zu kontrollieren, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Die positive Seite dieser Situation ist, dass sie jetzt gezwungen sind, eine Anpassung vorzunehmen, und sie werden sehen, dass es funktioniert. Wenn Sie Ihre Indikatoren überprüfen, werden Sie vielleicht feststellen, dass sich nichts geändert hat. Dies könnte eine Chance sein, die internen Verfahren zu ändern und die Arbeit im Homeoffice auch nach der Krise zuzulassen – es könnte sich positiv auswirken, wenn sie es ausprobieren. Es geht nicht darum, den Mitarbeitern eine Pause zu gönnen, sondern einfach mehr Flexibilität zuzulassen, was sich dann auch direkt auf die Produktivität auswirkt.

Gibt es besondere Erkenntnisse, Dinge, die dich im Laufe der Jahre überrascht haben, wenn es um verteilte Projekte geht?

Ein einzelnes Highlight kann ich nicht nennen, aber was ich auf jeden Fall sagen kann, ist, dass die Leute einen immer wieder mit ihrer Kreativität und der Fähigkeit überraschen, schnell neue Lösungen zu finden. Unsere Kollegen waren immer proaktiv und bereit, neue Ansätze auszuprobieren und diese dann dem Team vorzuschlagen. Das ist eine Art Mehrwert für diesen ganzen Prozess – die Kontinuität, die sich aus dem Ausprobieren neuer Dinge ergibt.

Nehmen wir an, es gibt ein Unternehmen, das theoretisch die Möglichkeit hat, aber noch nicht über die Homeoffice- Option verfügt. Was wären die wichtigsten Punkte, die bei der Einführung dieser Möglichkeit zu beachten wären?

• Legen Sie fest, was Ihr Ziel ist und wie Sie messen, wie weit Sie davon entfernt sind. Nur im Büro zu sein und 8 Stunden zu arbeiten, sagt Ihnen nichts – Sie brauchen KPIs, die wirklich funktionieren und Ihre Definition von Erfolg widerspiegeln.
• Beginnen Sie nicht damit, dass alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, sondern gehen Sie Schritt für Schritt vor. In der Regel brauchen die älteren Mitarbeiter mehr Flexibilität. Ein guter Ansatz könnte sein, ein bestimmtes Team oder eine Reihe von Rollen oder eine bestimmte Dienstaltersstufe zu definieren, um diese Möglichkeit zuerst zu erhalten. Dann kann man sehen, wie es läuft, und es schrittweise auf andere ausdehnen.
• Es ist sehr wichtig, die Leute zu fragen, was sie brauchen, und ihnen nicht einfach zu sagen, was sie tun sollen. Sie haben vielleicht ein Tool, das die Arbeit erledigen sollte, aber in Wirklichkeit versagt es. Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern sagen, was täglich passiert, und orientieren Sie sich daran.
• Nicht zuletzt kommt es auf die Denkweise an. Es kommt nicht darauf an, wo die Leute sitzen, sondern was das Ergebnis ist. Ohne Vertrauen gibt es keine Zusammenarbeit über große Distanzen.